PRIVACY POLICY

This policy is for GPK Financial Group Pty Ltd (ACN  641 981 839), “we,”, “us”, “our”, who is considered an Australian Privacy Principles (APP) entity, as defined in the Privacy Amendment (Enhancing Privacy Protection) Act 2012.  This policy outlines the following, including  but  not limited  to: 

•  who we are and what our main function or activity is; 

•  the kinds  of  Personal  Information  (PI)  we  collect and hold; 

•  how we collect  PI;

•  the purposes  for  which  we  collect,  hold,  use  and  disclose  PI; 

•  how we deal with an  individuals  who  remain anonymous  or  use  a  pseudonym; 

•  how we deal with solicited information; 

•  how we deal with unsolicited information; 

•  notification  of  the  collection and  use  of  PI; 

•  direct  marketing  and  how  you  can  opt  out  of  receiving  marketing  material; 

•  cross-border  disclosure  of PI;   

•  collection  and  use  of government  related  identifiers; 

•  how we ensure your  PI  is  accurate  and  up  to  date; 

•  how we keep  PI  secure 

•  how you may access  your  PI  and seek  its  correction; 

•  how you can make a  complaint  if  you  believe we  have breached  the  APPs  and  how we handle  the  compliant; 

•  changes to  this  policy;  and 

•  how you can contact  us  if you  have  any  questions  relating  to  this  policy  or  how  we handle  personal  information. 

 

Who are  we and  what  is  our  main  function or  activity? 

GPK Financial Group Pty Ltd (ACN  641 981 839)  are  a finance  and mortgage brokerage.  We  have  access  to  a panel  of  financiers  and offer  a  variety  of  finance  and insurance  products,  both  consumer  and commercial,  tailored  to  suit  our  customers’  needs  and  objectives

 

What is  Personal  Information (PI)  and  what kinds  do  we  collect  and hold? 

PI  is  information  or  an  opinion  about  an  identified  individual or an  individual  who  is  reasonably identifiable.  Examples  of the  kinds  of PI  we  collect  include,  but  are  not  limited  to  an  individual’s: 

•  name, signature,  residential,  business  or  e-mail address,  telephone  number,  date  of birth,  medical  records,  bank  account  details  and  expenditure  details; 

•  employment details,  such  as  business  address,  contact  details,  job  title  and  salary;  and 

•  credit  report  information,  such  as  credit  history,  credit  accounts,  repayment  history information,  inquiries,  defaults  and  bankruptcy  etc. 

 

Sensitive  Information  is  also  a  form  of  PI  and  can  include  information or  an opinion about an individual’s  racial or  ethnic  origin,  political opinions,  religious  beliefs,  criminal record  or health information.  Generally,  we  are  not  required  to  collect  Sensitive  Information  as  it  is  not reasonably  necessary  for  our  main  function  or activity.   

However,  if you require  information about  any  insurance  products  we  offer,  we  may  need  to obtain  health information from  you.  If  this  is  the  case,  we  will  inform you  and obtain  your consent prior  to  obtaining  the  information. 

 

How we collect  your  PI 

In  the  majority  of  cases,  we  will collect  your PI  directly  from you  when  you  apply  for  a  finance and  /  or  insurance  product and  this  is  referred  to  as  ‘solicited information.’  Where  you  consent for  us  to  do so,  we  can  also collect  your  PI  from  third  parties,  such  as  employers,  accountants, banks  or  referrers  (who  may  simply  provide  us  with  your contact  details.) 

Why do  we  collect your  PI and  how  do  we  hold,  use  and  who do we  disclose  it to? 

We collect  your  PI  to  provide  you  with  finance  and /  or  insurance  products  you’ve  requested.  If we proceed  with providing  finance  and /  or  insurance  products  to  you,  we  will  hold your  PI  for  a period of seven years  after  the  finance  contract has  ceased.  After  that period,  we  will  delete  the PI  we no  longer require. 

We disclose  your  PI  to  the  following  sources,  including  but  not  limited  to: 

•  financiers; 

•  insurers; 

•  credit  reporting  bodies  in order  to  obtain  credit information about you

•  your employer,  bank,  solicitor  or  accountant  to  verify  the  information you’ve  provided us;   

•  the supplier  (e.g.  motor  vehicle  dealership)  from  where  you  are  purchasing  the  asset where  applicable;  and   

•  your referees  or  contacts  if  we  are  unable  to  contact you. 

 

How we deal  with an  individuals  who  remain anonymous  or  use  a  pseudonym? 

 

You  have  the  option  of  not identifying  yourself  or  of  using  a  pseudonym  when  dealing  with  us. For  example,  if you contacted  us  with a  general  enquiry  about  our  products,  services  or  the financiers  or  insurers  we  have  on our  panel,  you don’t  need  to  identify  yourself. However,  if you elect  to  apply  for  a  finance  and/  or  insurance  product,  you will  need  to  identify yourself,  as  your PI  is  required  to  support  a finance  application. 

 

How we deal with  solicited  information 

We will  only  collect  information  form you  or  from  a  third  party  with your  consent,  that is reasonably  necessary  for  our  main  function  or activity,  that  is,  any  activity  related  to  a  finance and  or insurance  application.  Whilst  we  generally  don’t  collect  sensitive  information,  we  will only  do  so  if  it  is  related  to  our  main  function  or activity  and  we  obtain  your consent  to  collect it. 

 

How we deal  with unsolicited  information 

If we  receive  PI  about you that  you  did not  solicit,  we  will  determine  if  we  could  have  obtained this  information  by  lawful  and  fair  means.  An example  may  be  where  we  obtain information about  you  from your accountant  or solicitor.  However,  if  we  determine  we  would  be  unable  to collect  the  information  by  lawful and  fair  means  or if  the  information  is  not  reasonably necessary  for our main  function  or activity,  we  will destroy  or  permanently  de-identify  the information. 

 

Notification  of  the  collection  and  use  of  personal  information 

When we collect  PI  directly  from  you,  we  will  advise  you  of  the  purposes  for  which  it was collected,  who  it  will  be  disclosed  to  and why,  how you  can access  your  PI  and seek  its correction  or  how  you  can  make  a  complaint  if  you  believe  your  PI  was  not  handled  in accordance  with this  policy  or  the  APPs. In circumstances  where  we  collect PI  from  a  third  party  about  you,  we  will  inform  you of  that collection  and if  the  PI  is  reasonably  necessary  for  our  main  function  or  activity,  how  we  intend on  using  it and  who  we  will  disclose  it to. 

 

Direct marketing  and  how  you  can opt  out  of  receiving  marketing  material 

We may use  the  PI  we  collected  from  you  for  the  purpose  of  marketing  about  additional products  or  services  available  to  you,  both  via  our  company  and third parties.  These  marketing activities  may  be  conducted  via e-mail,  telephone,  social media  platforms,  SMS,  mail  or  any other  electronic  means.  We  won’t  sell  your  PI  to  any  organization  outside  our  company. If you  do  not  wish  to  receive  marketing  material  from  us,  you  can opt  out  and any  time  but simply  sending  an  e-mail  to  info@vicwestfinance.com.au  and we  will  update  our  records  and systems  accordingly.  Alternatively,  you  can  call  us  on  1300  158 776  and advise  us  you  no  longer wish  to  receive  marketing  material.  Generally  speaking,  we  will  stop  sending  direct  marketing material  to  you  within 30  days  of  receiving  the  request.   

 

Cross-border  disclosure  of  PI 

Our company  operates  in  Australia,  however,  we  may  share  your information  with  organisations outside  Australia  whom  we  are  affiliated  and  have  contractual arrangements with.  These countries  include,  but  are  not limited  to: 

•  Germany; 

•  New Zealand; 

•  United Kingdom; 

•  Philippines; 

•  India; 

•  Singapore; 

•  Japan; 

•  Malaysia; 

•  Vietnam;  and 

•  the United  States  of  America.   

 

As  electronic  or networked  storage  can  be  accessed  from various  countries  via an  internet connection,  it’s  not always  practicable  to  know in  which country  your  information may  be  held. If your  information is  stored in  this  way,  disclosures  may  occur  in countries  other  than those listed. Overseas  organisations  may  be  required  to  disclose  information  we  share  with  them  under a foreign law.  In  those  instances,  we  will  not  be  responsible  for  that  disclosure. 

 

Use and  collection  of  government  related  identifiers 

As  part  of  the  finance  application  process,  we  may  collect  government  related  identifiers  from you that  appear  on  certain documents.  Examples  of government  related  identifiers  include,  but are  not  limited  to: 

•  Driver’s  Licence  numbers; 

•  Passport  numbers;  and 

•  Tax File Numbers. 

 

We won’t  use  a  government  related  identifier  to  identify  you or  your  application,  as  generally we will use  your name  and  /  or  an  application  number.   When providing  certain  finance  and  /  or  insurance  products  to  you,  we  may  be  required  to disclose  certain  government  related  identifies,  such  as  a  Driver’s  Licence  number  to  a  financier or  insurer,  which  forms  part  of  their  identification  process. However,  there  are  specific  requirements  relating  to  Tax  File  Numbers.  Under  the  Tax  File Number  Rule  2015,  TFNs  should  only  be  collected  under  superannuation,  taxation  and personal assistance  laws.  We  will  take  all reasonable  steps  to  permanently  de-identify  any  TFN  that appears  on  a  document  we  have  received  from  you,  your  employer  or  accountant.   

 

How we ensure  your  PI is  up  to  date  and  accurate 

We will  make  every  reasonable  effort  to  ensure  that  the  PI  we  hold about  you is  accurate,  up  to date  and complete.  However,  if  any  of  your  PI  needs  to  be  updated,  please  contact  us  (refer  to the  Contact Us  section  of  this  policy)  and  we  will  update  it  for  you. 

 

How do  we  keep  your  PI  secure?   

We take  the  security  of  your  PI  seriously  and  as  information  is  stored  both  electronically  and  in hardcopy  format,  we  have  a variety  of  safety  measures  in  place  to  protect  your PI  from  misuse, modification,  interference,  loss,  unauthorized  access  or  disclosure.  Some  of  the  safety measures  include,  but are  not limited  to:

•  confidentiality  agreements  requirements  of  our  employees  and  external representatives; 

•  document storage  security  policies; 

•  security  measures  for  access to  our  systems; 

•  only giving  access  to  PI  to  authorized staff and  representatives  who  require  access  to such information; 

•  premises security;  and 

•  electronic  security  systems  such  as  firewalls  and  data  encryption.   

 

Where we store  PI  physically  or electronically  with  third  party  data  storage  providers,  we  have contractual arrangements  to  ensure  those  providers  take  appropriate  security  measures  to protect  that  that information  and restrict  those  who  access  it. 

 

How can  you  access  your  PI  and  seek  its  correction? 

If we  hold  PI  about you,  we  must  provide  you  with access  to  that  information  upon receiving  a request  from  you.  However,  there  are  certain circumstances  where  we  may  not  provide  you with  access to  your  PI,  such  as: 

•  we believe there  is  a  threat  to  life  or  public  safety; 

•  there is  an  unreasonable  impact  on  other  individuals; 

•  the request is  frivolous; 

•  the information  wouldn’t ordinarily  be  accessible  because  of legal  proceedings; 

•  it  would prejudice  negotiations  with  you; 

•  it  would be  unlawful; 

•  it would jeopardise  taking  action  against serious  misconduct by  you; 

•  it  would be  likely  to  harm  the  activities  of  an enforcement body  (e.g.  the  police);  or 

•  it would  harm  the  confidentiality  of  our commercial  information. 

If we  can’t provide  the  information  you’ve  requested,  we  will  advise  you  in  writing  as  to  the reasons  and  how you can make  a  complaint. If you  believe  the  PI  we  hold about you is  inaccurate,  out  of date,  incomplete,  or  irrelevant, please  contact us  and  we’ll  update  it. 

 

How do you  make  a  complaint?   

If you  believe  we  haven’t  handled your  PI  in accordance  with  this  policy  or  the  APPs,  you  can contact  us  using  the  details  below: 

 

GPK Financial Group Pty Ltd 

46 Lydiard Street South, Ballarat Central, VIC, 3350

1300 158 776

info@vicwestfinance.com.au

 

Most  complaints  can  be  resolved  on  the  spot  or  within  days.  We'll  keep you informed  of  our progress  and  if  we're  unable  to  resolve  your complaint  within  21  days  we'll tell  you  that  we need  more time  to  investigate. In the  event of a  delay  and  we're  unable  to  provide  you with  a  final  response  within  45  days, we'll  tell  you  the  reason  for  the  delay,  give  you a  date  you  can expect  to  hear  an  outcome  and update  you monthly. 

 

Changes  to  this  policy 

Any changes  we  make  to  this  policy  will  be  updated on our  website.     

 

Contact us 

If you  have  any  questions  about  this  policy  or  other  privacy  related  procedures  for  our  company, please  don’t hesitate  to  contact  us  using  the  details  below. 

 

GPK Financial Group Pty Ltd 

46 Lydiard Street South, Ballarat Central, VIC, 3350

1300 158 776

info@vicwestfinance.com.au